Justitie: leven met lei en griffel

In mijn vorige blog sloot ik af met de melding dat “als de benoemingen van de raad van bestuur van je vzw niet in orde zijn, er soms niet veel anders op zit dan dit opnieuw te laten publiceren door de formulieren 1 en 2 bij de griffie neer te leggen.”  Misschien liet ik het met die simpele vermelding klinken als een loutere formaliteit…  Onlangs ervoer ik nog maar eens - met vele diepe zuchten - wat dit betekent. 

Sarah Foto Square

Sarah@scwitch.be

Een werk van lange adem

Al wie al ‘s de eer heeft gehad (een poging te doen om) met die formulieren 1 en 2 aan de slag te gaan, zal weten dat het elektronisch invullen ervan (en al zeker met een Mac), ze daarna juist afgedrukt krijgen, en uitvlooien waar juist welke handtekeningen moeten komen, een werk van lange adem kan zijn.
Helemaal onderaan deze blog kan je doorklikken naar het rijtje verplichtingen waaraan je je als vzw moet houden. Wat er elektronisch mag of kan? De oprichting van een vzw kan intussen gelukkig via e-griffie. Latere wijzigingen of het ontslag/benoemen van bestuurders nadien kunnen jammer genoeg nog altijd alleen op papier… Waarna men de formulieren fysiek naar de griffie moet brengen.

Papier en faxen

Geen kwaad woord over de griffiemedewerkers die dan in je aanwezigheid controleren of alle nodige vermeldingen en handtekeningen er effectief instaan én op de juiste plaats. Alleen jammer dat er lokale opvattingen blijken te zijn wat die ‘verplichte’ vermeldingen inhouden, waardoor je soms van een kale reis kan thuiskomen (en als het de Griffie Rechtspersonen van Brussel is, die diep in Vorst ligt, kan het ook nog ‘s een lange reis zijn). Gezien mijn voorgeschiedenis aan de balie was de wereld van griffies, formulieren en procedures mij niet vreemd. Nu ik, enige jaren later, met als enige werkinstrumenten een telefoon en een laptop gelijk waar mijn ‘kantoor’ kan opzetten, is het contrast eens zo groot met de wereld van justitie met kasten vol papieren dossiers, waar faxen (ja, faxen) nog dagelijks gebeurt en waar e-mail in de meeste oren slechts als verre toekomstmuziek klinkt.

Wachten, wachten, wachten

Toen ik net advocatuur begon, zo herinner ik mij, trof de inefficiëntie van de hele gerechtelijke wereld mij. Maar omdat het hele systeem zo functioneert, leg je je uiteindelijk neer bij de gang van zaken. Ja, je rijdt al ‘s het halve land door om aan te komen op een zitting waarop blijkt dat het enige wat er op die dag over de zaak zal worden gezegd, ‘uitstel’ is. Je zit al ‘s (of eigenlijk vaak) een hele voormiddag in de rechtbank, omdat er nu eenmaal ‘op anciënniteit’ wordt gepleit. Met andere woorden, als jongeling moet je wachten tot de oudere advocaten hun zaken gepleit hebben. Een ‘ancien’ zijn tijd is immers meer geld waard dan jouw schamel stagiairsloontje. (Oh ja, en wanneer je denkt dat het aan jou is, omdat er niemand anders meer is behalve jij, dan walst er een oudere confrater binnen die zijn voorrang neemt.) Denk je de volgende keer slim te zijn en ineens een uurtje later toe te komen? Dan heb je het natuurlijk voor dat er net die dag heel weinig zaken te behandelen waren en de rechter al verdwenen is. Op de duur zie je die inefficiëntie niet meer, omdat je het normaal begint te vinden. Nu ik er al enige tijd niet meer middenin zit en me in een veel efficiëntere werkomgeving bevind, schrok ik opnieuw toen ik terug met de gang van zaken bij Justitie geconfronteerd werd.

Het bleef bij beloften

Efficiëntiewinst door digitalisering komt voorlopig helaas niet van Justitie zelf, ondanks beloften in het justitieplan van minister Geens : Op korte termijn, dat wil zeggen in 2015 en 2016, wordt de nadruk gelegd op de realisatie van de elektronische communicatie binnen de justitiële wereld en met de buitenwereld en op de opstart van de beoogde informatisering via de rechtbanken van koophandel.”  Helaas is daar weinig van in huis gekomen. Ondertussen is het behelpen. En het moet gezegd, zelfs de advocatuur heeft intussen de noodzaak aan digitalisering ingezien en geïnvesteerd in technologie die Justitie eigenlijk had moeten ontwikkelen (DIPLAD, een systeem voor e-deposit waardoor advocaten zaken op een geldige manier online kunnen ‘neerleggen’). 

Scwitch helpt je doorheen de rompslomp

Maar uiteraard ben ik er niet om te vertellen hoe omslachtig het allemaal is, zonder ook een oplossing mee te geven! Ook Scwitch heeft uiteraard gezocht naar een manier om jullie bij al deze lastige administratieve rompslomp te ondersteunen. We hebben een handige tool: Assist. Als je hem nog niet kent, breng er snel verandering in en bezoek onze website. In deze tool zit immers een luik wettelijke publicaties en bekendmakingen. Dat verlost je van kopzorgen en tijdverlies bij statutenwijzigingen en ontslagen/ benoemingen van bestuurders. De formulieren 1 en 2 rollen helemaal ingevuld uit je printer, in het vereiste aantal exemplaren. Halleluja, praise the Lord! Of liever Vincent, de ontwikkelaar van deze tool.  Tot de volgende! Sarah.

We hebben ze allemaal op een rijtje

Oh ja, wie er zich aan waagt: lees onze FAQ over de verplichtingen die je hebt om je vzw in orde te houden:

Alle verplichtingen op een rijtje