UBO….U wat?

De jongste telg van administratieve verplichtingen heet UBO (Ultimate Beneficial Owner). Blijkbaar is er weinig communicatie tussen Justitie en Financiën want organisaties moeten gegevens doorgeven die men eigenlijk al heeft.

Kaften

Waar gaat dit over?

Deze wet van 18/09/2017 is de omzetting van een Europese richtlijn en heeft tot doel de voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en de beperking van het gebruik van contanten. Concreet wordt door deze wet een ‘register van uiteindelijke begunstigden in België’ ingevoerd. Het gaat over een verplichting voor vennootschappen maar ook vzw’s en stichtingen (zij zijn ‘informatieplichtigen’). Zij moeten ‘toereikende, accurate en actuele informatie bijhouden over hun uiteindelijke begunstigden’. Bestuurders zijn verplicht om binnen de maand gegevens over de uiteindelijke begunstigden elektronisch naar het UBO-register te sturen.

Wie is een ‘uiteindelijke begunstigde’ of UBO?

De uiteindelijke begunstigden of UBO’s, in het geval van vzw’s en stichtingen zijn:
  1. de leden van de raad van bestuur;
  2. de personen die gemachtigd zijn de vereniging te vertegenwoordigen;
  3. de personen belast met het dagelijks bestuur van de vereniging of stichting;
  4. de stichters van een stichting;
  5. de natuurlijke personen of, wanneer deze personen nog niet werden aangeduid, de categorie van natuurlijke personen in wier hoofdzakelijk belang de vereniging zonder winstoogmerk of stichting werd opgericht of werkzaam is;
  6. elke andere natuurlijke persoon die via andere middelen uiteindelijke zeggenschap over de vereniging of stichting uitoefent.
Het Koninklijk Besluit (14/08/2018) bepaalt de werkingsmodaliteiten van het UBO-register. De voorziene inwerkingtreding was voorzien voor 31 oktober 2018 maar organisaties hebben tijd tot 31 maart 2019 om hun uiteindelijke begunstigden voor de eerste maal te registreren. Dit gebeurt via een toepassing op MyMinFin-portaal. Indien de UBO niet over een eID kaart beschikt (bijv. een niet ingeschreven vreemdeling in het nationaal register), moet deze informatie manueel worden ingegeven in het UBO-register. Zodra de applicatie online is, kunnen de wettelijke vertegenwoordigers van de informatieplichtigen (of hun gemandateerden) de informatie over hun begunstigden verstrekken door verbinding te maken via het online MyMinFin-portaal. Maar uit een eerste test blijkt dat het nogal druk is in dat portaal…. De informatie over de UBO die is opgenomen in het UBO-register moet adequaat, nauwkeurig en actueel zijn. Elke wijziging in deze informatie, moet binnen de maand worden meegedeeld. De juistheid van de informatie in het UBO-register moet jaarlijks worden bevestigd door de informatieplichtige (de vzw/stichting).

Wat je als vzw/stichting al zeker kan doen

Ervoor zorgen dat er een wettelijke vertegenwoordiger of een gevolmachtigde is, die met een eID op het digitale MyMinFin platform raakt en die in naam van je organisatie gegevens kan invullen. Je kan ook de nodige informatie reeds verzamelen (moest je die nog niet hebben). Volgende informatie zal je moeten invoeren voor al je uiteindelijk begunstigden (UBO’s): 
  • Naam en voornaam
  • Geboortedatum
  • Nationaliteit(en)
  • Volledig verblijfadres
  • De datum waarop hij UBO is geworden
  • Identificatienummer van het Rijksregister van natuurlijke personen of van de Kruispuntbank van de sociale zekerheid (en waar van toepassing elk vergelijkbaar identificatiemiddel dat wordt afgeleverd door de staat waar hij verblijft of waarvan hij onderdaan is)
  • Al de categorie(ën) van UBO waartoe hij behoort (bestuurder, lid dagelijks bestuur,…)
Daarenboven moeten alle bewijsstukken van de meegedeelde informatie in het UBO-register, bijgevoegd worden (kopie van de identiteitskaart/ paspoort, statuut van de vzw, enz.).

Wat als je niet in orde bent met dit UBO-register?

Een mogelijke sanctie bestaat uit een administratieve boete van € 250 tot € 50.000. Deze boetes worden opgelegd aan de bestuurders en aan personen die effectief deelnemen aan het  beleid.

Wie zal het UBO-register kunnen raadplegen? 

De gegevens van het UBO-register zullen toegankelijk zijn voor:
  • De bevoegde autoriteiten
  • Elke burger in het geval van vennootschappen (beperkt en betalend)
  • Elke persoon die een rechtmatig belang aantoont in het geval van de UBOs van vzw’s en stichtingen.
  • Elke persoon die een schriftelijke aanvraag indient bij de Administratie van de Thesaurie in het geval van vzw’s en stichtingen.
De toegang tot gegevens met betrekking tot de UBO’s is in overeenstemming met de regels voor de verwerking van persoonsgegevens en kan onderworpen zijn aan een online registratie en de betaling van administratieve kosten. Organisaties (de informatieplichtigen) zijn verplicht om elke registratie aan hun UBO's mee te delen. Een melding moet eveneens worden gestuurd door de Algemene Administratie van de Thesaurie via het MyMinFin-portaal (tabblad "Mijn documenten"). Elke persoon die geregistreerd is in het UBO-register zal eveneens geïnformeerd worden door de Administratie van de Thesaurie van zijn inschrijving.

Meer info

Binnenkort verschijnt er een gebruikershandleiding, die zal gepubliceerd worden op de website van de FOD Financiën. Je kan er ook nu al terecht voor heel wat info.
Kristien Vermeersch Neem contact op met Kristien