Het waarom en hoe van het digitaal verenigingsloket

De eerste stapjes

De Verenigde Verenigingen, samen met de Ambrassade, Formaat en De Federatie brachten de linken tussen verenigingen en diverse overheden in kaart. Welke papierstromen bestaan er vandaag en wat zijn uitdagingen bij digitalisering van deze processen? Waar zijn verenigingen en vrijwilligers bij gebaat?  Op 21 februari 2018 organiseerden deze organisaties een feedbackmoment  onder de noemer ‘Naar een digitaal Verenigingsloket: denkt u mee?’, waaraan zowel verenigingen, lokale overheden, Informatie Vlaanderen (ontwerper van het burgerloket en verenigingsloket), het Departement Cultuur, Jeugd en Sport als andere  stakeholders deelnamen. Het gaf ons de kans om ideeën en geformuleerde uitdagingen te toetsen aan de (toekomstige) betrokkenen.

Met het verenigingsloket reist ongeacht via welke deur je bij een overheidsdienst binnenkomt, je profiel als vereniging mee. Je moet dan slechts eenmaal de informatie ingeven en deze informatie wordt gedeeld. Je krijgt als het ware een persoonlijke assistent. De informatie die je als vereniging zoekt, is dan ook aangepast aan wat voor jouw vereniging van toepassing is, ongeacht via welke overheidssite je op zoek gaat. Aanmelden zou ook vanop verschillende toestellen en op verschillende manieren kunnen.

Wat is de meerwaarde van een digitaal verenigingsloket?

Voor lokale vrijwilligers en verenigingen

• Vooral het terugdringen van administratieve lasten (voor vrijwilligers) is een meerwaarde. Zo zullen basisgegevens van je vereniging slecht éénmalig en op één plek moeten ingevoerd worden.
• Er volgt een volledig digitale afhandeling van (enkele) procedures.
• Je ontvangt automatisch notificaties of reminders als deadlines voor procedures naderen (berichtenbox).
• Minder fouten en slordigheden, dus minder rompslomp en tijdsbesparing.
• Je krijgt een overzicht van relevante administratieve procedures en gezette stappen.
• Meer continuïteit en minder perikelen bij wissels van bestuurders en/of verantwoordelijken.
• De historiek van de vereniging komt en blijft beter in beeld.
• Je krijgt toegang tot (lokale) regelgeving en informatie op maat van het eigen werkingsgebied.

Voor lokale besturen

• Lokale overheden krijgen een beter zicht op het aantal en de aard van organisaties die in de gemeente actief zijn. Zo kan het verenigingsloket een hulpmiddel zijn voor lokale monitoring. 
• Het biedt tevens de mogelijkheid tot informatie en communicatie op maat van organisaties in de eigen gemeente. Doel is ook meer afstemming te realiseren tussen verschillende lokale procedures en dus de efficiëntie te verhogen. 
• Aangezien er minder tijd moet gestopt worden in papieren dossieropvolging komt er tijd vrij voor persoonlijk contact met verenigingen.

Sensibilisering zal nodig zijn. Hoe meer organisaties het loket gebruiken, hoe meer/sneller gemeenten hun procedures zullen digitaliseren.

 Voor de Vlaamse overheid

• Het digitaal verenigingsloket kan een tool zijn bij het concreet stimuleren van lokaal engagement, vrijwilligerswerk en verenigingsleven.
•  Vlaanderen kan via die weg ook een beter zicht krijgen op het aantal en de aard van vrijwilligersinitiatieven en verenigingen. 
• En tevens is er de mogelijkheid om administratieve processen efficiënter te laten verlopen en om coherent en gericht verenigingen te informeren over wijzigingen in administratieve procedures.

 Voor anderen

Ook niet-publieke actoren kunnen via het verenigingsloket informatie of dossierbehandeling aanbieden (bijv. energieleveranciers, banken, onderzoekers,…).

Hoe verder?

De opmerkingen en bedenkingen die door de deelnemers van het feedbackmoment werden geformuleerd worden verder meegenomen in het ontwikkelingsproces. Heb je zelf nog suggesties of bedenkingen bij een digitaal verenigingsloket?  Je mag ze steeds doorgeven aan De Federatie (kristien@defederatie.org). Samen met de andere partnerorganisaties willen we de stem van verenigingen mee laten klinken in het verdere verhaal.

Voor meer informatie over het Burgerloket kan je hier klikken.