UBO en KBO vinden elkaar!

Als vzw je UBO’s (uiteindelijk begunstigden) invoeren in het UBO-register wordt een beetje eenvoudiger! Overheidsdiensten vinden elkaar en gaan digitaal communiceren.

Heel wat vzw’s stelden zich al de vraag waarom ze ‘weer eens’ de gegevens over hun bestuurders e.d. moesten doorgeven aan de overheid. Gegevens over vzw-bestuurders zijn immers gekend bij de overheid. Digitalisering van overheidsinformatie is voor minister De Croo (Open Vld) geen onbekende.

Vincent Van Peteghem en Roel Deseyn (beiden CD&V) stelden in de Commissie voor de Financiën en de Begroting van woensdag 27 maart een vraag over "de administratieve formaliteiten inzake het UBO-register".  Hun bezorgdheid heeft vooral te maken met het elektronische mandatensysteem.

Vzw’s die al probeerden om hun UBO’s te registreren hebben wellicht ook ervaren dat het niet de meest gebruiksvriendelijke toepassing is.

Hoe zit het ook weer?

In het geval van vzw’s, internationale vzw’s en stichtingen zijn de uiteindelijke begunstigden die  moeten geregistreerd worden:
  1. De personen die lid zijn van de raad van bestuur;
  2. De personen die gemachtigd zijn de vereniging te vertegenwoordigen;
  3. De personen belast met het dagelijks bestuur;
  4. De stichters van een stichting;
  5. De natuurlijke personen of de categorie van natuurlijke personen in wier hoofdzakelijk belang de (i)vzw of stichting werd opgericht of werkzaam is. Als één of meer natuurlijke personen met naam worden genoemd in de statuten van de (i)vzw of stichting, als persoon in wiens belang de i(vzw) of stichting werkzaam is, moeten deze personen individueel geregistreerd worden in het UBO-register. Het kan gaan over de perso(o)n(en) (niet-leden) waarvoor het doel van de stichting of vzw voorziet in een ondersteuning, voordeel, hulp, enz. Als geen enkele persoon met naam werd aangewezen, is de algemene categorie (of categorieën), zoals beschreven in de statuten, de uiteindelijke begunstigde die geregistreerd moet worden.
Bijv. een vzw die als doel heeft het ondersteunen van oorlogsslachtoffers. Begunstigden zijn dan bijvoorbeeld Syrische oorlogsslachtoffers (is de categorie). Of een stichting die zich bekommert om gehandicapten, of een school in de vorm van een vzw die voor leerlingen zorgt of een ziekenhuis in de vorm van een vzw die voor patiënten zorgt. Elke andere natuurlijke persoon die via andere middelen uiteindelijke zeggenschap uitoefent over de informatieplichtige.

Geen dubbel werk

De eerste drie groepen van personen die moeten geregistreerd worden, nl. leden van de raad van bestuur, personen die gemachtigd zijn om de verenigingen te vertegenwoordigen en personen die instaan voor het dagelijks beheer van de verenigingen, werden door vzw’s reeds bekendgemaakt bij de overheid. Zo beschikt de KBO (Kruispuntbank voor ondernemingen) reeds over heel wat vzw-gegevens. Minister van Financiën Alexander De Croo erkent dit en antwoordt: “Met als doel administratieve vereenvoudiging en in overeenstemming met het only once-principe kunnen deze gegevens automatisch in het UBO-register worden opgeladen en na validatie van de wettelijke vertegenwoordiger van de vzw worden opgeslagen." De twee UBO-categorieën die niet in de KBO beschikbaar zijn en daarom nog aan het register moeten worden doorgegeven, zijn de natuurlijke personen of onder bepaalde voorwaarden de categorie van natuurlijke personen in wiens belang de vzw werd opgericht of werkzaam is en de andere personen die via andere middelen de uiteindelijke controle over de vzw hebben (categorie 5 en 6). Er is geen enkele andere vrijstelling van identificatie en registratie van UBO's voor vzw's vastgelegd.

Onthoud dit

De informatie over bestuurders, dagelijks bestuurders en personen die gemachtigd zijn de vzw te vertegenwoordigen kan automatisch vanuit de KBO opgeladen worden in het UBO-register Enkel de informatie over de ‘persoon of personen’ of de ‘categorie’ (doelgroep) waarvoor de vzw werd opgericht moet nog zelf in het UBO-register geregistreerd worden. Evenals de informatie over elke andere natuurlijke persoon die via andere middelen uiteindelijke zeggenschap heeft over de vzw. De informatie moet slechts éénmaal worden verstrekt. Elke eventuele wijziging moet binnen de maand worden bijgewerkt. Een jaarlijkse bevestiging van de geldigheid van de informatie is ook vereist. De periode van één jaar begint te lopen vanaf de laatste validatie of wijziging van gegevens in het UBO-register. De deadline die de informatieverstrekkers hebben om hun UBO's voor de eerste keer te registreren, werd verlengd tot 30 september 2019. 

Meer informatie

Op 2 april werd een nieuwe UBO-FAQ gepubliceerd die je terugvindt op de UBO site van de FOD Financiën. Je vindt er ook de Gebruikershandleiding van de UBO applicatie, versie wettelijke vertegenwoordiger – vzw.

Kristien Vermeersch Neem contact op met Kristien