Nieuwe registratieplicht overheidsopdrachten: wat moet je weten?
zondag 27 april 2025
Dossier: Zakelijk en financieel
Vanaf januari 2025 gelden nieuwe registratieverplichtingen voor opdrachten van beperkte waarde. Organisaties die onder de wetgeving overheidsopdrachten vallen, rapporteren nu vóór 15 februari over alle opdrachten van het voorbije kalenderjaar.
In het kader van de digitalisering van overheidsopdrachten (o.a. verplicht gebruik van e-procurement), zijn er sinds september 2023 al nieuwe regels van kracht. Diezelfde wetswijziging verplicht ook dat – vanaf 2025 - organisaties jaarlijks verslag uitbrengen over de “totale waarde van deze opdrachten per begunstigde onderneming, opgesplitst naar werken, leveringen of diensten”.
Nieuwe verplichtingen
Over welke opdrachten gaat dit dan? Specifiek zijn er 2 nieuwe verplichtingen:
- Opdrachten van beperkte waardeDit zijn opdrachten met een gunningswaarde lager dan 30.000 euro (excl. BTW). Belangrijk: opdrachten met een waarde onder 3.000 euro (excl. BTW), zijn vrijgesteld van de registratieplicht.Verenigingen rapporteren de totale waarde van de opdrachten per leverancier, en splitsen dit op naar werken, leveringen of diensten. Meer info over die opsplitsing vind je hier.
- Opdrachten als deel van een raamovereenkomstOok van opdrachten die deel zijn van een raamovereenkomst (deel- of vervolgopdrachten) moet de totale waarde worden gerapporteerd. Ook hier geldt de opsplitsing in werken, leveringen of diensten, per onderneming.
Aanbestedende overheid?
Verenigingen zijn toch geen overheden? Klopt! Maar als een organisatie aan drie voorwaarden voldoet, wordt ze door de wetgever gezien als een aanbestedende overheid. Deze voorwaarden zijn, in mensentaal:
- In een behoefte van algemeen belang voorzien
- Rechtspersoonlijkheid hebben
- Bijzondere overheidsinvloed (i.c. hoofdzakelijk overheidsfinanciering of bestuurd/beheerd door overheid)
Hoe rapporteren?
Rapporteren kan “in bulk” of één-per-één via het e-procurement platform. Een handleiding om dit te doen vind je op de website van de FOD BOSA.
Rapporteren... maar waarom?
Verenigingen in de sociaal-culturele- en amateurkunstensector botsten al meteen op de extra planlast die deze nieuwe verplichtingen met zich meebrengen. De wetgever beargumenteert de nieuwe maatregelen in het kader van verhoogde transparantie. Zo willen ze ook zicht krijgen op de bedragen die bij KMO’s besteld zijn, en niet enkel bij grote ondernemingen. Deze informatie zou dan later beschikbaar zijn voor het middenveld en de media.
Het drempelbedrag van 3.000 euro is echter bijzonder laag en spoort niet met de dagelijkse realiteit. Voor veel verenigingen is een opdracht van 3.000 euro geen uitzonderlijke uitgave. Zo zit een harmonie die enkele nieuwe instrumenten aankoopt, een organisatie die een magazine laat drukken, een sportclub die 2 goals aanschaft of een jeugdbeweging die nieuwe tenten nodig heeft, al heel snel met een factuur boven 3.000 euro.Ook de praktische aspecten lopen stroef: voor men nog maar kan beginnen met het rapporteren van de opdrachten op het e-procurement platform, moet men eerst een datarapporteur aanstellen. Daarvoor moet een bevoegde persoon zich op het e-Gov platform (jawel, een ándere digitale omgeving) inloggen met zijn/haar e-ID en de worsteling aangaan met een aantal cryptische keuzemenu’s. Uit vragen van lidorganisaties blijkt dat enkel verenigingen die al ingeschreven waren op het e-procurement platform (en dus al eerder een opdracht boven de drempel van 30.000 euro moesten aangeven) werden geïnformeerd over die nieuwe verplichting. Het gros van de organisaties werd dus zomaar 'verondersteld' om hiervan op de hoogte te zijn. Niks mis met meer transparantie, maar deze complexe uitwerking van een onnodige extra administratieve maatregel slaat de bal mis. Moeten verenigingen werkelijk hieraan tijd en middelen besteden, die ze dus niet in hun werking kunnen investeren? Zelf halen ze er ook geen enkel voordeel uit. En wie wel eigenlijk?
Links en verdere bronnen:
- De koepel van het Katholiek Onderwijs maakte een handig overzicht met de nieuwe verplichtingen sinds 2023 en 2025.
- Hier vind je een handig schema van de nieuwe verplichting en deadlines.
- Voor deelopdrachten uit raamovereenkomsten hanteer je deze Handleiding op de website van FOD BOSA.
- Handleiding Opdrachten van Beperkte Waarde.
- Op deze website vind je een verduidelijkend artikel.
