Verplichte E-facturatie voor vzw's
dinsdag 1 oktober 2024
Dossier: Zakelijk en financieel
Het is allicht niet ieders favoriete onderwerp: facturen, boekhouding, en online protocollen. Maar vanaf 1 januari 2026 is het voor ondernemingen verplicht om, wanneer ze factureren aan een ander bedrijf, vzw, of de overheid, dit te doen via 'e-invoicing'. Maar wat is dat eigenlijk? Hoe werkt e-facturatie en wat voor beest is PEPPOL?
In feite is e-facturatie al sinds maart dit jaar verplicht als een vzw voor een bedrag hoger dan 3000 euro factureert aan een overheid. Dit geldt voor elk overheidsniveau, met uitzondering van het lokale. Toch zijn er al heel wat steden die enkel nog e-facturen aanvaarden (o.a. Gent, Hasselt, …). Bovendien mogen vzw’s die als ‘overheid’ beschouwd worden – als meer dan 50% van hun inkomsten uit subsidies bestaan – enkel nog elektronische facturen ontvangen.Vanaf 2026 wordt e-facturatie ook verplicht voor transacties tussen ondernemingen. In principe vallen vzw's daar ook onder, behalve als ze vrijgesteld zijn van BTW. Deze uitzondering geldt voor zowel het versturen als ontvangen van facturen. Pas op: deze uitzondering geld enkel in de B2B context! Facturatie aan overheden is dus voor iedereen verplicht.Veel organisaties versturen momenteel hun facturen via PDF, via e-mail. Dit is, hoewel makkelijker dan een fysieke factuur opsturen, suboptimaal voor de boekhouder. Door een gebrek aan standaardisering moeten gegevens alsnog manueel worden overgeschreven. Om dit proces te automatiseren, ontwikkelde de EU het PEPPOL platform.
PEPPOL?
Het PEPPOL-platform is te vergelijken met een telefoonnetwerk. Gebruikers die zich hebben ingeschreven op het netwerk (denk: een telefoonnummer hebben) kunnen facturen beveiligd verzenden en ontvangen. Dit loopt via een Access Point (te vergelijken met een telefoonoperator, zoals Telenet of Proximus). De facturen worden voor die verzending omgezet in een gestandaardiseerd .xml formaat. Zo blijft alle informatie behouden tijdens de verzending.
Problemen voor kleine organisaties en vzw’s
Hoe je dan aan e-facturatie moet beginnen, blijft een complexe vraag. Grotere commerciële spelers, die al gebruik maken van dure en uitgebreide boekhoudpakketten, kunnen facturatie over PEPPOL inbouwen in hun bestaand systeem. Voor kleinere organisaties en vzw's, wiens boekhouding vaak nog enigszins manueel verloopt, is dit moeilijker.De overheid biedt ook geen simpele oplossingen aan. Hoewel de overheden een eigen platform ontwikkelden, “Mercurius”, is dit moeilijk toegankelijk voor organisaties in het middenveld. Dat was toen een bewuste keuze. De vrije markt zou wel met oplossingen komen voor ondernemingen. Maar naarmate deadlines voor e-facturatie dichterbij kwamen, bleken er onvoldoende oplossingen voor bedrijven om tot PEPPOL toegang te krijgen. Het bood dan toch maar - onder bepaalde voorwaarden – toegang tot hun eigen “Mercurius”-platform.Maar vzw’s blijven dus verplicht om zich op de vrije markt te begeven. Ondertussen doken er meer en meer e-invoicing platformen op, elk met eigen kenmerken en tarieven. De overstap naar elektronisch factureren is voor veel vzw's een duur en tijdrovend proces. Men moet vergelijken welke oplossing het beste is voor je organisatie. Zeker voor vzw's met beperkte middelen, technische knowhow, of organisaties die op vrijwilligers draaien, is dit een extra administratieve en financiële last die men kan missen als kiespijn.
Gebrekkige overheidssteun
De overheid is zich bewust van deze transitiekost. Het nam dan ook een fiscale maatregel om ondernemingen tegemoet te komen. Bedrijven kunnen rekenen op een investeringsaftrek van 20% voor digitale investeringen, waar boekhoudpakketten kunnen worden ingerekend. Maar omdat de aftrek via de vennootschapsbelasting werd geregeld, kunnen veel vzw's hier niet van genieten. De meeste vzw's vallen immers onder de rechtspersonenbelasting, en draaien dus zelf op voor de transitiekost. Dat bevestigt ook VLAIO.
Hoe kan je dan aan de slag op het PEPPOL-netwerk?
Een eerste optie is die van het volledige boekhoudpakket. Dit zijn grote organisatorische programma’s (ERP’s) die voornamelijk (als niet uitsluitend) in grotere organisaties gebruikt worden, wegens hun hoge kost.Ten tweede is het voor sommige vzw’s mogelijk om toegang te krijgen tot het Mercurius portaal. Maar dit is enkel goed als tijdelijke noodoplossing. Je kan er enkel aan overheden factureren, je moet je aanmelden met een eID, en het kan enkel als je in de KBO bent aangesteld als bestuurder of facturatieverantwoordelijke. De Vlaamse overheid raadt zelf het gebruik van Mercurius af. Op hun site geven ze een lijst van redenen waarom je hun platform beter niet kan gebruiken.Dan dus de commerciële producten. Hier zijn talloze oplossingen, die het voor een lage prijs, of soms gratis, mogelijk maken om facturen op te sturen via PEPPOL. De overheid vroeg een lijst op van private spelers met een aanbod voor bedrijven met een klein factuurvolume, die je hier kan vinden.De vraag blijft natuurlijk of deze opties gratis zullen blijven, en of functionaliteiten niet gaandeweg zullen worden ingeperkt (denk aan Netflix). Voor kleine vzw’s blijft het moeilijk om een keuze te maken op een jonge markt met veel vragen en weinig regulering.
