Een zucht van verlichting gaat door de sector: KIOSK en SISCA zijn achter de rug

De kaap van 31 maart 2018, één minuut voor middernacht is genomen. Alle sociaal-culturele organisaties zwoegden de afgelopen weken aan hun voortgangsrapport en lieten het belanden in KIOSK. Via dat digitale huis van het Departement CJM verloopt steeds vaker alle officiële communicatie met de sector. Tegelijk werden ook de jaarlijkse gegevens over de werking verwacht, maar dan in SISCA. Deze gegevens worden gebruikt om beleidsrelevante communicatie over de sector op te zetten. Rond beide platformen kondigt zich verder overleg aan. 

Voortgangsrapport in KIOSK

Het was voor onze organisaties de eerste keer dat het voortgangsrapport (en al het bijhorend materiaal) via het digitaal platform KIOSK bij de administratie moest belanden. Maximaal 2 MB, een maximum aantal tekens per invulveld, in vaste formats, uploaden of invullen,...: KIOSK is onverbiddelijk in zijn richtlijnen... en in zijn technische beperkingen. Tegelijk is het voortgangsrapport bijzonder belangrijk, want het is meteen het laatste voor deze beleidsperiode én het vormt een belangrijke basis voor de visitaties die er vanaf midden april aankomen. De afgelopen weken moest dus niet alleen het materiaal in de juiste technische formats geloodst worden, de manier waarop de zelfevaluatie moest gebeuren, was ook anders dan de vorige jaren. Tel daar dan nog de vele interne besluitvormingsprocessen bij, en, ja... de stressmeter ging bij velen in het rood. 
lente 2
De Federatie werd overstelpt met vragen (hoe los ik dit op, kan ik wat feedback krijgen, zijn we goed bezig, wat bedoelen ze met... ?) en ook wel met hartenkreten, vooral over de technische omgeving die KIOSK voor zichzelf heeft gecreëerd. In februari bevroegen we onze organisaties over hun eerste ervaringen met dit platform. We verzamelden hun problemen en tips, die we daarop doorspeelden aan het kabinet en de administratie. Zo hopen we bij te dragen aan een performanter en transparanter systeem.

De SISCA-gegevens

SISCA was niet nieuw voor de organisaties. Dit is het gegevensregistratiesysteem dat het Departement CJM, in samenspraak met Socius en De Federatie, ontwikkelde. Al in 2016 (testjaar) en in 2017 lieten de organisaties, per werksoort, hier gegevens in achter: over hun werking (aantal afdelingen, vrijwilligers en vormingsuren, opvallende campagnes en projecten,... ), over hun personeel en over hun financiën. Het is de ambitie van het departement om beleidsrelevante gegevens over de cultuursector te verzamelen en ontsluiten. De ervaringen binnen het sociaal-culturele domein (met bibliotheken, cultuurcentra, amateurkunsten en onze sector) zullen dus wellicht de volgende jaren ook naar andere domeinen en sectoren worden vertaald. Specifiek voor onze lidorganisaties is SISCA de opvolger van Boekstaven, het gegevensregistratieproject dat de sector zelf tussen 2006 en 2015 opzette. In 2015 zetten we dit eigen traject stop om vol overtuiging mee te werken aan het initiatief van de administratie.  2017 zou ook het eerste jaar van de ontsluiting van de SISCA-gegevens over de sector worden.  Dit vonden en vinden we belangrijk: stevig en divers (vooral cijfer-)materiaal over de hele sociaal-culturele sector en de werksoorten met het publiek delen. Naar aanleiding van een discussie over het feit de administratie de afgesproken spelregels wenste aan te passen, stelde De Federatie voor om alvast publiek te maken wat eerder was afgesproken (de gegevens over de sector en zijn werksoorten) en de verdere discussies later te beslechten. Minister Gatz besloot toch om het geheel op pauze te zetten en eerst een nieuwe ontsluitingsstrategie in zijn geheel te bespreken.