Nieuwe organisaties

Zorg ervoor dat de lezer goed begrijpt wie je bent en waarom je zo belangrijk bent

• Wat de lezer zeker zal waarderen: een algemene introductie van je organisatie of een organigram.
• Zorg ervoor dat de lezer zin heeft om je organisatie te leren kennen. Dat kan bijvoorbeeld door een enthousiasmerende inleiding. Wat wil je dat de lezer zeker onthoudt? Neem dat ook mee in je besluit.
• Je kan ook gebruik maken van weblinks of bijlagen.

Is alles helder en leesbaar? Kan je er mee aan de slag?

• Zorg ervoor dat de lezer gemakkelijk zijn weg vindt in je documenten. Heb aandacht voor een overzichtelijke inhoudstafel, een heldere bladspiegel (wees niet bang om wat beeldmateriaal foto’s of grafiekjes te gebruiken!), een consequent gebruik van titels en tussentitels.
• Hanteer een helder taalgebruik. Vermijd al te veel jargon, ellenlange zinnen en onnodige herhalingen. Kortom, ga er niet van uit dat de beoordelaars experten zijn in je thema. Dat ben jij zelf wel!
• Als je te lang aan een document werkt, word je wel eens tekstblind. Een externe lezer die wat verder van je organisatie af staat, kan zeker nog interessante opmerkingen maken.
• Vergeet niet dat je zelf ook aan de slag moet met het document. Zorg er voor dat jij het zelf ook als overzichtelijk, realistisch en praktisch toepasbaar ervaart voor je eigen organisatie.

Vergeet de externe deskundigen niet!

• In 2023 komt de visitatiecommissie op bezoek. Weet dat ze je beleidsplan en voortgangsrapport als leidraad zullen nemen om na te gaan of in welke mate je aan de evaluatiecriteria voldoet. Waar de beoordelingscriteria vooral peilen naar visie, zijn de evaluatiecriteria vooral gericht op uitvoering.
• De beoordelingscommissie bestaat uit de externe deskundigen die ook in je visitatiecommissie zetelden, aangevuld met externe deskundigen van een andere visitatiecommissie. Ook al ben je formeel niet verplicht aan de slag te gaan met verbetersuggesties, hou er rekening mee dat de mensen die ze formuleerden je subsidieaanvraag mee zullen beoordelen en dus nieuwsgierig zullen zijn naar wat jij er al dan niet mee gedaan hebt.
• Je vindt zo goed als alles terug op het wereldwijde web, ook wat achtergrondinfo van je beoordelaars.

• Je hebt een log-in nodig voor KIOSK. Vraag die nu al aan als je er nog geen hebt! Dat kan via deze link!
• Lever je beleidsplan aan in pdf. Kiosk accepteert geen bestanden groter dan 5 MB. Tip: Google levert een waslijst aan tools op die je helpen je pdf te comprimeren.
• Je beleidsplan mag maximaal 80 blz. omvatten. Onbeperkt bijlagen toevoegen in dezelfde pdf mag. Overdrijf daar echter niet mee. De hoofdzaak moet je binnen de 80 blz. formuleren.
• De pdf moet niet gehandtekend of geparafeerd zijn. (Documenten waaruit blijkt dat de krachtlijnen van de aanvraag besproken en goedgekeurd werden op de AV hou je ter beschikking voor een eventuele controle.)

Vooraleer de administratie je document bezorgt aan de commissie, controleert ze een aantal ontvankelijkheidsvoorwaarden. Zorg dat je ze niet over het hoofd ziet!

• Is je subsidieaanvraag uiterlijk op 31 december 2019 ingediend?
  • Tip: Onthoud dat ook de administratie in kerstvakantie gaat. Problemen met je aanvraag zullen ze vanaf 24/12 om 15u dus niet meer kunnen oplossen.
• Beschik je over rechtspersoonlijkheid met een niet-commercieel karakter?
  • Tip: de administratie controleert dit aan de hand van je statuten. Zorg dat die volledig up-to-date zijn!
• Ben je gevestigd in Vlaanderen of Brussel?
• Beschik je over minstens een VTE of heb je de intentie om die aan te werven binnen drie maanden na het begin van de beleidsperiode?
  • Om je intentie tot aanwerving aan te tonen, voltstaat het om het desbetreffende vakje in KIOSK aan te vinken. Heb je al iemand in dienst? Dat geef je aan bij je kerngegevens en cijfers over je personeel.
• Is je subsidieaanvraag in het Nederlands opgesteld?
• Kan je een sociaal-culturele werking voorleggen in 2018 en 2019?
  • Dit toon je aan met kerngegevens en cijfers. Wat is dat dan? Zie verder!

Er is geen opgelegd format. Wel is het aan te raden de inhoudelijke beoordelingselementen en -criteria als kapstok te hanteren bij de opmaak van je beleidsplan, zodat de beoordelingscommissie over voldoende informatie beschikt om een oordeel te vellen. Zorg ervoor dat alle elementen waarop je beoordeeld wordt terug te vinden zijn in de subsidieaanvraag. Dat kan bijvoorbeeld door de lay-out en in de inhoudstafel zo op te maken dat ze in één oogopslag deze kapstokken terugvinden.

We wijzen je graag op volgende aandachtspunten:

• Er zijn drie elementaire inhoudelijke beoordelingselementen. Dat betekent dat een onvoldoende voor een dergelijke beoordelingselement automatisch leidt tot een negatief subsidieadvies. Het gaat om de volgende elementen:
  • Je functiemix
  • Grotendeels werken in de vrije tijd
  • De (landelijke) relevantie en uitstraling van je werking
• De keuze voor je functiemix is essentieel. De mix moet aansluiten op het DNA van je organisatie. Vergeet ook niet zowel je functiemix in zijn geheel als elke afzonderlijke functie te verantwoorden. Je hebt overigens de vrijheid om enig reliëf aan te brengen in welke mate je met de gekozen functies aan de slag gaat.
• Het decreet omschrijft ‘vrije tijd’ als de tijd die burgers niet besteden aan betaalde arbeid en school- en beroepsopleiding. Ook hier geen kwantitatieve normen. Wel wordt verwacht dat je binnen je subsidie-enveloppe “aantoonbaar en hoofdzakelijk” in de vrije tijd werkt, buiten de vrije tijd werken is slechts “uitzonderlijk” mogelijk.
• Op vlak van relevantie en uitstraling bestaan er geen kwantitatieve normen. Beargumenteer dus vooral zelf - bv. op basis van kerngegevens en cijfers over de aanwezigheid, zichtbaarheid, bereik of het effect van je werking – waarom je aan dit beoordelingselement denkt te voldoen.

Ook voor het zakelijk deel is er geen opgelegd format, maar net als bij het inhoudelijk deel hanteer je best de zakelijke beoordelingselementen en -criteria als kapstok. Er zijn drie zakelijke beoordelingselementen:

• Een geïntegreerd zakelijk kwaliteitsbeleid;
  • Opgelet: dit is een elementair beoordelingselement. Hierop onvoldoende scoren, leidt automatisch tot een negatief subsidieadvies.
  • De commissie zal hier oordelen over integrale kwaliteitszorg, professionaliteit en de realistische onderbouwing van je financieel beleid. Op pg. 65 e.v. van de Memorie van Toelichting vind je meer uitleg. Maak duidelijk waar de middelen die je ontvangt om aan sociaal-cultureel werk te doen naar toe gaan, en waar niet.
• De toepassing van principes van goed bestuur;
  • De wetgever verwijst in dit kader naar de Code Bilzen. Dit bij wijze van ‘voorbeeld’, en dus zeker niet als dwingende richtlijn. Meer info hierover in de Memorie van toelichting op pg. 66.
• De afstemming tussen het inhoudelijke en zakelijke luik van het beleidsplan.
  • Tip: Socius ontwikkelde de tool RADAR waarmee je je zakelijk en inhoudelijk beleid op elkaar kunt afstemmen.

In het zakelijk kwaliteits- en financieel meerjarenplan dien je ook een meerjarenbegroting toe te voegen. Voor de opmaak van je meerjarenbegroting stelt de administratie een sjabloon opmaak meerjarenbegroting (xlsx) ter beschikking en een handleiding bij de opmaak van de meerjarenbegroting (pdf).

Voorzie je in een bepaald jaar een reserve uit subsidies (bijvoorbeeld omdat je wil sparen voor een campagne binnen dezelfde beleidsperiode), geef dit dan duidelijk aan in je sjabloon.

• Werking
  • Motiveer waarom je werking in de twee jaar voorafgaand aan het indienen van de subsidieaanvraag sociaal-cultureel is. Kijk zeker nog eens naar het doel van het decreet (artikel 3), en hou de functies en rollen voor ogen. Ook de Memorie van Toelichting biedt heel wat achtergrond. Bij het steunpunt Socius vind je ook interessant materiaal.
• Personeel
  • Kerngegevens en cijfers over personeel. Indien je nog geen personeel in dienst hebt vink je aan dat je van plan bent iemand aan te werven in de eerste 3 maanden.
• Financiën
  • Dit omvat onder andere de financiële afrekening, balans en begroting van de 2 jaar voorafgaand aan het indienen van de subsidieaanvraag
  • Ook andere kerngegevens en cijfers die de commissie een analytisch beeld geven van de middelen die naar de verschillende onderdelen van de werking stromen.

Er wordt geen model opgelegd. Enkele aandachtspunten:

• Geef een beeld van de sterktes en zwaktes van de werking van de voorbije jaren en schets welke uitdagingen en opportuniteiten dit geeft voor de toekomst. Dit kan aan de hand van bijvoorbeeld een SWOT of SWO-ART model.
• Leg een link tussen de zelfevaluatie en de andere delen van het beleidsplan.
• Als je zelfkritische elementen aanbrengt, denk dan meteen ook na over afdoende antwoorden erop.

• De administratie voorziet een sjabloon voor dit onderdeel. Het sjabloon maakt deel uit van de 80 pagina’s voor je beleidsplan.
• We raden aan om hier de kern van je werking samen te vatten. Wat wil je dat de beoordelaar zeker onthoudt bij dit beoordelingselement.
• Schenk bij elk beoordelingselement voldoende aandacht aan je visie en strategie. Je kan die o.a. illustreren door te verwijzen naar doelstellingen of concrete plannen uit je beleidsplan. Benut de kans om hier (verwijzingen naar) een aantal relevante elementen uit je beleidsplan samen te brengen en er op die manier een mooi en overtuigend verhaal van te maken.
• Probeer je in te leven in hoe een beoordelaar je aanvraag zal lezen. Onze inschatting? Hij of zij zal beginnen met de
  • managementsamenvatting,
  • de inleiding
  • de beoordelingselementen
  • en de verantwoording van de gevraagde subsidie-envelopppe,

• de beleidsopties

over te gaan naar

• de overige invulling van je inhoudelijke en zakelijke deel

om dan te eindigen met

• de bijlage(n) en tenslotte de links.

In deze afzonderlijke PDF - op te laden in KIOSK - geef je je belangrijkste inhoudelijke en zakelijke ambities en doelstellingen weer. Hou het beknopt (max.2 pg.) en leesbaar als een op zichzelf staand document. Zie het als een kans om de lezer in een oogopslag mee te nemen in jouw verhaal. Toon je ambitie, toon het karakter van je organisatie! Laat zien waar je het verschil gaat maken met de vorige beleidsperiode!