Collega in de coulissen: Hannes Renglé over ondersteuning VGR en visitaties
woensdag 13 december 2023
Dossier: Collega in de coulissen
2023 was een intensief jaar voor erkende sociaal-culturele organisaties. Nu 2024 voor de deur staat, blikken we met collega Hannes Renglé terug op de ondersteuning die De Federatie hen bood. En zoals het bij een jaarwissel past, blikken we ook vooruit naar 2024. Een jaar dat zich voor diezelfde organisaties overigens óók als druk aankondigt.
Hannes, leef je nog?
Ja hoor, springlevend zelfs😉 Al moet ik zeggen dat het dit jaar bij momenten inderdaad heel druk was.
Waarom was 2023 drukker voor jou dan anders?
Niet enkel voor mij hé, ook voor de collega’s. En in eerste instantie voor de 117 erkende en gesubsidieerde sociaal-culturele organisaties (voor de 13 Avansa’s geldt een andere procedure, nvdr). Die organisaties dienden eind 2019 een beleidsplan in dat ingaat vanaf 2021. Dat beleidsplan loopt 5 jaar. In het midden van die beleidsperiode vraagt de overheid om een -relatief lijvig- voortgangsrapport (VGR) in te dienen. Daarin geef je als organisatie aan wat je in 2021 en 2022 gedaan hebt en wat je nog zal doen in 2023, 2024 en '25. Op basis van die voortgangsrapportage komt er ook een visitatiecommissie langs. Die bestaat uit externe deskundigen en ambtenaren van het departement Cultuur, Jeugd en Media (CJM). Die komen een hele dag langs om de gehanteerde strategie en werkwijzen van de organisatie onder de loep te nemen, te bekijken of er werkpunten zijn en dergelijke. Een heel belangrijk moment, want daar vloeit een evaluatierapport uit. En dat heeft dan weer een invloed op een mogelijke subsidiestijging of – daling in de komende beleidsperiode. Logisch dus dat dit een nogal stresserend moment is voor organisaties.
En dat gebeurde allemaal dit jaar?
Ja. Organisaties dienen tegen uiterlijk 1 april een VGR in en dan beginnen de visitaties. Om dat bij 117 organisaties te doen, kost dat best wat tijd. Een 40-tal visitaties waren in het voorjaar, de rest in het najaar.
Hoe ondersteunt De Federatie haar lidorganisaties hierbij?
We bieden zowel ondersteuning bij de opmaak van VGR als bij de visitaties. Bij die VGR gaat het dan vooral over een luisterend oor
zijn. Mee nadenken met organisaties die feedback vragen over verschillende onderdelen of over keuzes die ze gemaakt hebben; over hoe ze iets best kunnen verwoorden enz. Daar hebben we begin dit jaar best veel tijd in gestoken.
Daarnaast maken we veel ruimte voor uitwisseling tussen organisaties. Zo organiseerden we ‘open zoommomenten’ waarbij organisaties vragen konden stellen aan ons en aan elkaar. Zodra de VGR ingediend waren, zijn we gestart met proefvisitaties. Een concept dat we 5 jaar geleden uitprobeerden en die toen bij een beperkt aantal organisaties goed in de smaak viel. Zo goed zelfs, dat er nu 93 organisaties bij ons aanklopten voor zo’n proefvisitatie.
Daarnaast maken we veel ruimte voor uitwisseling tussen organisaties. Zo organiseerden we ‘open zoommomenten’ waarbij organisaties vragen konden stellen aan ons en aan elkaar. Zodra de VGR ingediend waren, zijn we gestart met proefvisitaties. Een concept dat we 5 jaar geleden uitprobeerden en die toen bij een beperkt aantal organisaties goed in de smaak viel. Zo goed zelfs, dat er nu 93 organisaties bij ons aanklopten voor zo’n proefvisitatie.
Proefvisitaties? Hoe gaat dat in zijn werk en wat zijn de voordelen ervan?
Dat is eigenlijk het nabootsen van de echte visitatie via een stevig voorbereidend gesprek. Zo komen organisaties beter voorbereid aan de start van de echte visitatie.
In zo’n gesprek gaan we met 2 teamleden en iemand uit een collega-organisatie uit de sector op bezoek bij de organisatie en leggen we die stevig op de rooster. Zowel inhoudelijk als zakelijk stellen we heel veel vragen. Zo zorgen we er mee voor dat organisaties hun sterktes optimaal naar voor brengen tijdens de échte visitatie. Het feit dat een andere organisatie uit de sector hierbij is, zorgt voor een zekere solidariteit binnen de sector. Men neemt engagement op voor de ander en vice versa. Tegelijk leer je dan hoe het is om als externe deel te nemen aan zo’n gesprek. En het is natuurlijk ook heel interessant om de kijk en praktijken van een andere organisatie te leren kennen. Het kan de blik verruimen en komt ook je netwerk ten goede. Organisaties merken die voordelen duidelijk ook, want velen nemen zo’n engagement op. Dat is heel fijn om mee te maken. Evenals de positieve feedback die we meestal krijgen over zo’n proefvisitatie.
In zo’n gesprek gaan we met 2 teamleden en iemand uit een collega-organisatie uit de sector op bezoek bij de organisatie en leggen we die stevig op de rooster. Zowel inhoudelijk als zakelijk stellen we heel veel vragen. Zo zorgen we er mee voor dat organisaties hun sterktes optimaal naar voor brengen tijdens de échte visitatie. Het feit dat een andere organisatie uit de sector hierbij is, zorgt voor een zekere solidariteit binnen de sector. Men neemt engagement op voor de ander en vice versa. Tegelijk leer je dan hoe het is om als externe deel te nemen aan zo’n gesprek. En het is natuurlijk ook heel interessant om de kijk en praktijken van een andere organisatie te leren kennen. Het kan de blik verruimen en komt ook je netwerk ten goede. Organisaties merken die voordelen duidelijk ook, want velen nemen zo’n engagement op. Dat is heel fijn om mee te maken. Evenals de positieve feedback die we meestal krijgen over zo’n proefvisitatie.
Hoe gaat het verder na de visitatie?
De organisatie krijgt een voorlopig verslag. Daarop kan ze nog – binnen de maand - reageren mochten er feitelijke onjuistheden of ongenuanceerdheden in staan. Bij het schrijven van zo’n repliek kloppen organisaties soms ook bij ons aan om te helpen inschatten of hun strategie ok is of om het eens kritisch na te kijken. Ook socius biedt daarbij ondersteuning, zeker voor vragen die meer te maken hebben met de concepten in het decreet.
Wat bij een negatief visitatieverslag?
Bijna elk verslag bevat wel werkpunten. Dat kunnen vrijblijvende werkpunten zijn, maar soms zijn het ook dwingende aanbevelingen. Als er veel van die laatste zijn, is het een negatief verslag. Een organisatie heeft dan 1 jaar tijd om daarmee aan de slag te gaan. In de realiteit én in een remediëringsrapport dat duidelijk maakt hoe men in de nabije toekomst bepaalde pijnpunten zal ‘remediëren’. Dat is eigenlijk een soort laatste kans. Als die remediëring slecht afloopt, bestaat de kans dat de organisatie haar subsidies verliest. Uiteraard zorgt dit vaak voor veel stress bij die organisaties.
Doet De Federatie extra inspanningen voor deze organisaties met véél huiswerk?
Ja, wat gelijkaardig aan wat we doen bij de opmaak van VGR. Strategisch mee nadenken en een luisterend oor bieden als die organisaties daar nood aan hebben. We pogen daarnaast ook wel wat specifieke uitwisseling te organiseren tussen deze organisaties. Want ze hebben gelijkaardige ervaringen. In deze fase biedt ook Socius ondersteuning.
Straks is het 2024. Tegen 15 december 2024 moeten alle organisaties die gesubsidieerd willen worden (opnieuw) een beleidsplan indienen. Opnieuw een stevige dobber. Ook voor De Federatie?
Ja. We nemen hierbij wat dezelfde rol op, maar onze focus ligt dan eerder op mee nadenken over bepaalde keuzes en het geven van strategische feedback. We kunnen ons echter niet engageren om hele beleidsplannen na te lezen omdat we daarvoor simpelweg met te weinig mensen zijn. Een beleidsplan is ook nog eeen pak uitvoeriger dan een VGR. We organiseren daarom opnieuw maandelijkse open zoommomenten en andere uitwisselingsmomenten. De collega’s van Socius hebben over de verschillende aspecten van zo’n beleidsplan een uitgebreid vormingsaanbod. Tot slot merken we ook dat alsmaar meer organisaties beroep doen op externe consultancy, wat ook weer extra kosten met zich mee brengt. Dat is toch een risico om goed in de gaten te houden.
Allicht zijn er ook organisaties die in 2024 voor de eerste keer een beleidsplan indienen. Heb je zicht op hoeveel dat er ongeveer zullen zijn?
We kennen er momenteel een 45-tal die dit spoor wat verkennen, maar het is allerminst zeker of die allemaal een beleidsplan zullen indienen.
Die leren ons kennen via bijvoorbeeld het departement, via Socius of via al erkende organisaties die hen aansporen om eens met ons contact op te nemen.
Die leren ons kennen via bijvoorbeeld het departement, via Socius of via al erkende organisaties die hen aansporen om eens met ons contact op te nemen.
Hoe ondersteunt De Federatie deze ‘verkennende’ organisaties?
We pogen meteen heel duidelijk te maken wat de decretale verwachtingen zijn, zowel conceptueel als praktisch. Daarnaast bekijken we samen met hen of ze wel voldoende sociaal-cultureel ‘DNA’ hebben om een kans te wagen. Want als ze zich teveel in bochten moeten wringen om aan alles te voldoen, zou het zonde zijn van hun tijd. We geven dit mee in individuele gesprekken, want we vinden het belangrijk dat ze daar zelf heel goed intern moeten over nadenken. We brengen deze ‘kandidaat-instromers’ ook gericht samen met elkaar om van elkaar te leren. We kunnen deze organisaties ook nooit echt perspectief geven over de grootte van financiering, omdat dit afhankelijk is van het aantal erkende organisaties en uiteraard ook van politieke keuzes.
Hoe verhoudt dit stevig ondersteuningsengagement zich tot de belangenbehartigende rol van De Federatie?
Als belangenbehartiger is het essentieel om de vinger aan de pols te houden wat er leeft in de sector en waarmee ze worstelen. Dat leer je best door in gesprek te gaan met organisaties. Zo’n proefvisitatie is daar heel leerrijk voor. Ook al lijkt dat op het eerste zicht een meer ondersteunende rol, het is noodzakelijk om onze aanbevelingen juist te formuleren waarover we dan met de overheid in gesprek kunnen gaan. In die zin monitoren we ook over de jaren heen rode draden en tendensen die we o.a. ook uit de visitaties kunnen halen. Dit is overigens niet alleen essentieel voor onze gesprekken met de overheid maar ook om dit in zijn totaliteit te kunnen bespreken met de sector. Het zet voor organisaties zaken in perspectief en helpt om zich te positioneren in een brede sector.
Socius en De Federatie bundelden hun ondersteuningsaanbod. Alle informatie over de concepten van het decreet is te vinden op de website van Socius.
